Sokan szeretnének rendezvényszervezők lenni, hiszen a siker, a csillogás, a sztárok világa sokakat vonz. Ám azzal már nem mindenki van tisztában, mennyi dolga is van egy rendezvényszervezőnek, és mekkora felelősség nyomja a vállát egy-egy esemény létrehozásakor.
Aki valaha is szervezett már bármilyen összejövetelt – például egy hétvégi grillpartit a baráti társaságnak vagy egy szülinapi partit a gyerkőcnek –, az beleláthatott abba, hogy egy rendezvényszervező mit csinál. A tervezéstől a végrehajtásig és az utómunkálatokig ő felel mindenért. Nézzük, hogyan működik ez nagyban!
Fontosak az előkészületek
A profi rendezvényszervezők jól tudják, hogy ha az alapok rendben vannak, akkor nem történhet nagy baj. Éppen ezért fektetnek nagy hangsúlyt a MOE Rendezvényakadémia képzésein is arra, hogy minél részletesebben megismertessék a hallgatókkal az egyes fázisokat a rendezvényszervezés folyamatában.
Az online kurzus egyébként bárki számára elvégezhető, kiváló lehetőséget nyújt arra is, hogy bővítsük a tudásunkat, amennyiben kisebb rendezvények szervezésével gyakran bíznak meg bennünket a családban vagy a munkahelyen. De azok számára is hasznos, akik már gyakorlottabbak, de rendszerezni szeretnék az eddig tanultakat.
A rendezvények előkészítésének mikéntjéről például sok szó esik a tanfolyamon. A meghívók elkészítésének és kiküldésének módja ugyanúgy szóba kerül, mint az, hogyan érdemes kiválasztani a megfelelő szolgáltatópartnereket a rendezvényhez.
Ebben nagy felelőssége van a rendezvényszervezőnek! Nem mindegy, mely cateringes céget, hangosítót választja, mi áll majd a velük kötött szerződésben, hiszen a rendezvény biztonsága ettől is függhet!
A zenés-táncos rendezvényekre különleges szabályok vonatkoznak
Legtöbb feladattal, utánajárással a zenés-táncos rendezvények megszervezése jár. Erre a típusú rendezvényre külön jogszabály vonatkozik, amivel tisztában kell lenni. Például sok esetben egy ilyen esemény megrendezése jegyzői engedélyhez van kötve.
A jegyző pedig csak akkor ad engedélyt, ha van biztonsági terv is, amely tartalmazza, mi a teendő például baleset vagy tűzvész során. Ezt a dokumentumot csak biztonsági szakember készíti el hibátlanul, jobb tehát, ha megbízunk valakit e feladattal rendezvényszervezőként.
Köss biztosítást is!
A tapasztaltabbak arra biztatnak mindenkit, hogy a szervezők kössenek a rendezvényre szóló biztosítást is, mert több olyan eset is előfordulhat, amire nem lehet felkészülni, és kárt okozhat. Például eltörhet egy résztvevő, de akár egy fellépő lába is táncolás közben, kialakulhat rendkívüli időjárás, de az is lehet, hogy csődöt mond a hangosítás.
Minél szélesebb körre terjed ki a biztosítás, annál jobb: nem szabad ezen spórolni. Egy jó rendezvényszervező tudja, mi a teendő, ha valakit kárt ér az eseményen, és megnyugtatóan tud kommunikálni is ilyen esetben.
Ha te is szeretnél rendezvényszervező lenni, készülj fel ilyen eshetőségekre is! Ám valljuk be: nem az ilyen izgalmaktól, kihívásoktól szép igazán ez a szakma?
Kép forrása: Unsplash.com
Hirdetés (X)
